Công tác kiểm kê hiện vật tại Bảo tàng tỉnh Thanh Hóa trong những năm qua

Là bảo tàng khảo cứu địa phương, Bảo tàng tỉnh Thanh Hóa có chức năng nghiên cứu khoa học và phổ biến tri thức khoa học thông qua 6 khâu hoạt động: Nghiên cứu, sưu tầm, kiểm kê, bảo quản, trưng bày và tuyên truyền. Trong đó công tác kiểm kê hiện vật là một trong những khâu công tác quan trọng, bởi vì thông qua công tác này, hiện vật mới được bảo vệ nghiêm túc về mặt pháp lý, nội dung và theo dõi được tình trạng hiện vật, từ đó nắm được chính xác số lượng, loại hình hiện vật đang lưu giữ.

Theo quy chế Kiểm kê của Bộ Văn hóa Thông tin ban hành năm 2006 thì “Kiểm kê hiện vật là quá trình nghiên cứu, xác lập thủ tục pháp lý, làm sáng tỏ nội dung, ý nghĩa, giá trị và tình trạng bảo quản của hiện vật nhằm phục vụ công tác quản lý, bảo quản, khai thác và sử dụng hiện vật”

 Hiện nay, Bảo tàng tỉnh Thanh Hóa đang lưu giữ hơn 28.000 đơn vị hiện vật. Các hiện vật phong phú về loại hình, đa dạng về chất liệu, kiểu dáng. Trong đó có nhiều hiện vật, bộ sưu tập hiện vật quý hiếm, như 03 bảo vật quốc gia: Kiếm ngắn Núi Nưa, Trống đồng Cẩm Giang, Vạc đồng Cẩm Thủy và 03 Sưu tập hiện vật đã được xây dựng: “Trống đồng Đông Sơn”; “Trống đồng loại II” và “Thạp đồng Đông Sơn”. Ngoài ra, bảo tàng đang xây dựng các sưu tập: công cụ sản xuất văn hóa Đông Sơn, vũ khí văn hóa Đông sơn, thạp gốm men trắng, hoa nâu, sưu tập huân, huy chương, đồ dùng sinh hoạt qua các thời kỳ…

Hệ thống kho Bảo tàng tỉnh Thanh Hóa hiện tại, được chia thành 4 phân kho chính và 01 kho tạm:

- Phân kho Đá;

- Phân kho Hữu cơ;

- Phân kho Kim loại;

- Phân kho Gốm sứ.

Việc phân chia các kho hiện vật theo chất liệu đã tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm kê - bảo quản. Mỗi phân kho đều được trang bị hệ thống tủ, bục tương đối phù hợp với loại hình hiện vật, đảm bảo thuận tiện cho công tác bảo quản và công tác kiểm kê. Cách sắp xếp, phân loại hiện vật trong các phân kho theo niên đại, loại hình, di chỉ, theo chủ đề phù hợp với tiến trình lịch sử, văn hóa, xã hội, đảm bảo nguyên tắc khoa học, thẩm mỹ, an toàn, giúp cho cán bộ phụ trách phân kho nắm vững số lượng hiện vật, thuận tiện cho việc quản lý, bảo quản đúng với quy định, chức năng của của công tác Kiểm kê - bảo quản.

Hiện nay, Bảo tàng tỉnh Thanh Hóa đang thực hiện việc đánh số và sử dụng các loại sổ sách, theo quy chế kiểm kê của Bộ Văn hóa Thông tin (nay là Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch) với các bước tiến hành như sau:

Đánh số hiện vật: Các hiện vật được đánh số theo thứ tự từ một đến hết. Trên mỗi hiện vật có ký hiệu tên bảo tàng (BTTH), số kiểm kê và số phân loại. Số được viết bằng sơn, vị trí đánh số thích hợp đối với mỗi hiện vật, đảm bảo ở chỗ khuất, dễ tìm nhưng không che lấp hoa văn, dấu hiệu đặc trưng của hiện vật. Việc đánh số hiện vật giúp quá trình quản lý, tra cứu hiện vật được thuận tiện, khoa học.

Sổ đăng ký hiện vật: Là tài liệu pháp lý và khoa học của bảo tàng, ghi các thông tin hiện vật của bảo tàng theo số thứ tự, nội dung thống nhất với phiếu hiện vật. Đây là quyển sổ cơ bản nhất của công tác kiểm kê, chỉ sau khi được đăng ký vào cuốn sổ này, hiện vật mới chính thức trở thành tài sản quốc gia và được bảo vệ theo luật định.

Sổ phân loại hiện vật: Là văn bản mang tính pháp lý của công tác kiểm kê giai đoạn 2 các hiện vật đang lưu giữ trong bảo tàng. Khi vào sổ theo số phân loại chất liệu hiện vật, cuối mỗi trang số lượng hiện vật đều được cộng ở “cột số lượng” và khi sang trang có phần “cộng mang sang” nên cán bộ phụ trách các phân kho có thể nắm rõ số lượng hiện vật của từng chất liệu nhập kho bảo tàng một cách thuận lợi và chính xác.

Phiếu kiểm kê khoa học: Xây dựng phiếu kiểm kê khoa học là một bước không thể thiếu trong công tác kho của bảo tàng. Phiếu kiểm kê khoa học bao gồm những thông tin về lịch sử, tình trạng, hình ảnh và dấu hiệu đặc trưng nhất của hiện vật. Phiếu là cơ sở quan trọng để phân loại, đánh giá, xây dựng các sưu tập hiện vật, nhằm giúp công tác kiểm kê, bảo quản và di chuyển hiện vật được khoa học đáp ứng tốt công tác phục vụ tra cứu, nghiên cứu và trưng bày hiện vật.

Sổ theo dõi xuất, nhập hiện vật: Là sổ ghi thông tin về các hiện vật được xuất và nhập lại theo quyết định của Giám đốc bảo tàng.

Ngoài những sổ như trên, Bảo tàng tỉnh Thanh Hóa còn có hệ thống sổ như: sổ nhập hiện vật tạm thời, sổ nhập tài liệu khoa học bổ trợ, sổ ghi biên bản bàn giao hiện vật, biên bản giao nhận hiện vật, lệnh xuất hiện vật, phiếu xuất nhập hiện vật.

Trong những năm gần đây, cán bộ làm công tác kiểm kê đã tiến hành kiểm kê thực tế hiện vật tại các phân kho, theo các tủ bục. Hiện vật được phân loại và sắp xếp theo từng ngăn, mỗi phân kho đều có danh mục với tên gọi hiện vật riêng, số đăng ký… Hiện vật sau khi kiểm kê, được nhập số liệu và theo dõi trên máy tính giúp cho việc truy cập tìm kiếm, khai thác thông tin hiện vật nhanh chóng, chính xác.

Tuy nhiên, hiện nay kho cơ sở của Bảo tàng vẫn còn một số tồn tại, hạn chế cần phải giải quyết đó là:

- Hệ thống các phân kho bảo quản diện tích hẹp, gây khó khăn cho công tác sắp xếp, kiểm kê, bảo quản.

- Công tác thẩm định, bổ sung thông tin cho hiện vật tuy đã được tiến hành song chưa được thường xuyên.

- Nhiều hồ sơ hiện vật còn thiếu nội dung, thông tin chưa đáp ứng được yêu cầu công tác trưng bày, nghiên cứu và phát huy giá trị hiện vật, chưa xây dựng được nhiều bộ sưu tập.

Công tác kiểm kê giúp chúng ta biết được chính xác số lượng hiện vật theo chất liệu, loại hình, di chỉ, dễ dàng thấy được những mảng hiện vật còn trống vắng, từ đó có định hướng cho công tác sưu tầm, phát hiện và giải quyết những vấn đề liên quan đến hiện vật như: bị trùng lặp, sai số, hiện vật chưa có hồ sơ, thất lạc nội dung, chưa rõ nguồn gốc… những hồ sơ khoa học ghi chép sơ sài và thiếu hình ảnh dần được bổ sung thông tin, thuận tiện cho việc xây dựng sưu tập hiện vật, giúp cho việc quản lý thêm chặt chẽ, tìm kiếm hiện vật được nhanh chóng, dễ dàng khi cần thiết.

Hoạt động kiểm kê hiện vật tại Bảo tàng tỉnh Thanh Hóa đã chứng minh rằng khi công tác kiểm kê được tiến hành khoa học thì sẽ giúp quản lý tốt hơn về số lượng của toàn bộ hiện vật trong bảo tàng. Trong những năm qua, Bảo tàng tỉnh Thanh Hóa đã có nhiều cố gắng nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác kiểm kê tài liệu, hiện vật, có sự thống nhất trong việc sử dụng sổ sách, phích phiếu dùng trong công tác kiểm kê.

Để kho bảo tàng ngày càng hoàn thiện, đáp ứng yêu cầu của thời kỳ đổi mới, trong thời gian tới công tác kiểm kê cần tập trung các công việc sau:

- Cần đầu tư hơn nữa về cơ sở vật chất, trang thiết bị cho công tác kiểm kê, bảo quản hiện vật.

- Tiếp tục kiểm kê hiện vật một cách khoa học hơn.

- Xây dựng các bộ sưu tập hiện vật.

- Định hướng sưu tầm những hiện vật còn thiếu, khuyết bổ sung kho và bổ sung hoàn thiện bộ sưu tập, phục vụ công tác trưng bày.

- Từng bước số hóa tư liệu hiện vật để quản lý.

- Rà soát lại hồ sơ hiện vật bổ sung thông tin cho những hồ sơ còn ghi chép sơ sài.

Bên cạnh đó, hằng năm Bảo tàng nên tạo điều kiện cho cán bộ làm công tác Kiểm kê - Bảo quản được tham gia các lớp tập huấn, các hội nghị dành cho cán bộ nghiệp vụ, được tham quan học tập và trao đổi kinh nghiệm giữa các đồng nghiệp từ các bảo tàng với nhau để thường xuyên được cập nhật, bổ sung kinh nghiệm, kỹ năng quản lý kho.

Công tác kiểm kê hiện vật là một trong những hoạt động cơ bản và hết sức quan trọng của bảo tàng. Thông qua công tác kiểm kê, hiện vật bảo tàng được quản lý, khai thác một cách có hiệu quả các nội dung, giá trị tài liệu, hiện vật để phục vụ công tác nghiệp vụ và nghiên cứu. Trong những năm qua, các cán bộ kho - bảo quản của Bảo tàng đã luôn thực hiện tốt nhiệm vụ mang tính “thầm lặng” này, góp phần phục vụ công tác nghiên cứu, trưng bày và giáo dục, thúc đẩy sự phát triển và bền vững của Bảo tàng tỉnh Thanh Hóa./.