Do nguồn tư liệu được tập trung bổ sung thêm nhiều tài liệu tham khảo mới, nên các thông tin về nội dung hiện vật phong phú, có độ chính xác cao, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động trưng bày, nghiên cứu khoa học và bổ trợ cho công tác trưng bày - tuyên truyền, giúp phần thuyết minh giới thiệu hiện vật với khách tham quan thêm hấp dẫn. Ngoài ra, thông qua sưu tập chúng ta có thể phát hiện những mảng hiện vật còn thiếu của một chủ đề nào đó của sưu tập để có kế hoạch sưu tầm bổ sung hiện vật, hoàn thiện sưu tập và làm giàu thêm cho kho cơ sở của Bảo tàng.

Những năm gần đây, nhu cầu đa dạng hóa các hoạt động Bảo tàng, mỗi khi phục vụ khách đến nghiên cứu, trưng bày, phối hợp liên kết… đã cho thấy vấn đề xây dựng sưu tập là rất cần thiết. Hiện vật Bảo tàng không chỉ dừng lại ở công tác kiểm kê, phân loại theo chất liệu để bảo quản mà phải quan tâm đến vấn đề xây dựng sưu tập. Khi xây dựng sưu tập, các hồ sơ của hiện vật mới được thẩm định lại một cách kỹ càng và có điều kiện để bổ sung nội dung lịch sử, nguồn nhập hiện vật. Đó cũng là một bước quan trọng trong quá trình hoàn thiện nội dung cho việc lập chương trình quản lý, khai thác hiện vật bằng máy tính.

Theo Luật Di sản Văn hóa: “Sưu tập hiện vật là một tập hợp các di vật, cổ vật, bảo vật quốc gia hoặc di sản văn hóa phi vật thể thu thập, gìn giữ, sắp xếp có hệ thống theo những dấu hiệu chung về hình thức, nội dung và chất liệu để đáp ứng nhu cầu tìm hiểu lịch sử tự nhiên và xã hội”.

Như vậy, sưu tập hiện vật Bảo tàng là sự tập hợp hiện vật có đủ 3 tiêu chuẩn giá trị, đó là giá trị pháp lý, giá trị nội dung lịch sử và giá trị chân thực. Ngoài ra, sưu tập hiện vật phải đảm bảo 3 yếu tố sau:

- Những hiện vật được đưa vào sưu tập trước hết phải là những hiện vật đã được đăng ký vào sổ kiểm kê bước đầu của bảo tàng, có xuất xứ về nguồn gốc hiện vật, có nội dung lịch sử.

- Những hiện vật đưa vào sưu tập đều cùng có một thuộc tính chung nào đó về loại hình, về nội dung lịch sử, về chất liệu, về kỹ thuật chế tác, về chức năng sử dụng, về địa danh, về tác giả…

- Những hiện vật đưa vào sưu tập đều cùng phản ánh thuộc tính chung.

Để xây dựng một bộ sưu tập hiện vật phải tiến hành theo các bước như sau:

- Bước 1: Xác định tên sưu tập

Xác định tên sưu tập chính là xác định thuộc tính chung như chất liệu, nội dung, sự kiện, niên đại, địa danh… đây là bước khởi đầu quan trọng, nó sẽ hình thành một sưu tập cụ thể của bảo tàng và chi phối các bước tiếp theo trong quá trình tiến hành xây dựng sưu tập.

- Bước 2: Lập danh mục khoa học.

Nghiên cứu, lựa chọn, lập danh mục khoa học các hiện vật có thể đưa vào sưu tập.

- Bước 3: Thẩm định hồ sơ

Căn cứ vào danh mục khoa học tiến hành thẩm định lại toàn bộ lý lịch trong sưu tập. Từ đó phân loại thành các hiện vật có đầy đủ hồ sơ, các hiện vật chưa đủ hồ sơ. Thẩm định và bổ sung thông tin nhằm làm phong phú nội dung từng hiện vật.

- Bước 4: Hoàn thiện hồ sơ

Đây là bước quan trọng, phải có cán bộ nghiên cứu để thực hiện việc bổ sung hoàn thiện hồ sơ như mời nhân chứng cũng như việc mời các chuyên gia xác minh nội dung, niên đại hiện vật.

- Bước 5: Xây dựng sổ sưu tập

Sau khi đã hoàn thiện hồ sơ, các hiện vật được đưa vào sổ sưu tập, quá trình xây dựng sổ sưu tập là quá trình hoàn chỉnh sưu tập.

Một sưu tập sau khi đã lập xong hồ sơ và được đăng ký chính thức, tức là việc xây dựng sưu tập đã hoàn thành và đưa vào sử dụng. Sau khi đăng ký sưu tập, cán bộ bảo tàng vẫn thường xuyên bổ sung thông tin mới vào hồ sơ hiện vật và tiếp tục sưu tầm bổ sung thêm các hiện vật cho sưu tập. Đây chính là quá trình “làm giàu” sưu tập.

35 năm kể từ khi thành lập đến nay, kho Bảo tàng tỉnh Thanh Hóa đã sưu tầm, bảo quản và lưu giữ một khối tài sản vô giá với hơn 28.000 hiện vật gốc, trong đó có rất nhiều hiện vật quý hiếm, độc đáo có thể tập hợp thành các sưu tập theo loại hình như: Thạp gốm, ấm gốm, sắc phong, vũ khí, đồ dùng sinh hoạt, công cụ sản xuất, hiện vật dân tộc… Từ năm 2002, công tác nghiên cứu, xây dựng sưu tập hiện vật tại Bảo tàng tỉnh Thanh Hóa từng bước được triển khai. Bảo tàng đã xây dựng được 03 bộ sưu tập là “Sưu tập trống đồng loại I”, “Sưu tập trống đồng loại II” và “Sưu tập thạp đồng văn hóa Đông Sơn”. Sự hình thành của các bộ sưu tập trên đã góp phần cho Bảo tàng tổ chức thành công các cuộc trưng bày như  “Trống đồng phát hiện ở Thanh Hóa”, phòng “Thanh Hóa thời Tiền sử - Sơ sử” và một số hoạt động trưng bày chuyên đề phối hợp của Bảo tàng. Với số lượng hiện vật lớn và phong phú đang lưu giữ, bảo quản tại kho bảo tàng như hiện nay thì việc xây dựng sưu tập hiện vật là một vấn đề cấp thiết. Trên cơ sở các bộ sưu tập hiện vật nhằm đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, lựa chọn đề tài, bổ sung hiện vật phục vụ chỉnh lý nội dung trưng bày và các hoạt động khác của Bảo tàng tỉnh Thanh Hóa trong tương lai.

Tuy nhiên, thực tế công tác xây dựng sưu tập hiện vật tại Bảo tàng tỉnh Thanh Hóa trong những năm qua chưa được tiến hành thường xuyên, liên tục, số bộ sưu tập hiện vật rất khiêm tốn và còn những hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu hoạt động Bảo tàng trong thời kỳ mới, kể cả số lượng cũng như chất lượng của sưu tập.

Để nâng cao chất lượng công tác xây dựng sưu tập hiện vật, trong những năm tới, Bảo tàng cần:

- Đưa vào kế hoạch dài hạn, mỗi năm xây dựng từ 1 - 2 bộ sưu tập hiện vật.

- Cần có sự phối hợp cộng tác của các nhà khoa học chuyên ngành ở Trung ương trong việc thẩm định hồ sơ, xác định niên đại hiện vật.

- Đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác nghiên cứu, công tác quản lý hiện vật Bảo tàng.

- Nâng cao hoàn thiện công tác kho, hệ thống sổ sách biểu mẫu cho phù hợp.

- Tiếp tục áp dụng công nghệ thông tin trong việc xây dựng và quản lý sưu tập hiện vật giúp cho việc tìm kiếm nhanh và việc tra cứu nội dung thông tin hiện vật trong một sưu tập được đầy đủ, chính xác.

Bên cạnh đó, Bảo tàng rất mong nhận được sự quan tâm phối hợp của các ngành, các cấp có liên quan trong việc đầu tư, phân bổ kinh phí để thực hiện xây dựng sưu tập hiện vật.

Các sưu tập hiện vật có vai trò hết sức quan trọng trong quá trình hình thành và phát triển của Bảo tàng. Trong thời đại hiện nay, cần phải đổi mới các hoạt động của Bảo tàng trong đó xây dựng sưu tập là một hoạt động nghiệp vụ mang tính khoa học. Làm tốt việc xây dựng các sưu tập thì các hiện vật gốc trong kho mới được quản lý một cách chính xác cả về số lượng và chất lượng. Đồng thời cũng chính thông qua sưu tập, việc khai thác sử dụng hiện vật gốc trong kho bảo tàng sẽ đạt được hiệu quả cao.